Asiakaskokemus

Aalto-yliopiston yhteistyö Valtti Meteoriitin kanssa on laaja-alaista kumppanuutta

Valtti Meteoriitti on auttanut Aalto-yliopistoa työnkulkujen digitalisointien ratkaisuissa jo muutaman vuoden ajan. Kyse on laajasta yhteistyöstä, sillä vuositasolla Aalto-yliopistolla ajetaan yhteensä 7000 työnkulkua. Mittavimpiin projekteihin lukeutuvat muun muassa IT-hankintatilausten sekä apurahahakujen työnkulut, joiden toteutuksesta Valtti Meteoriitti on vastannut. 

Valtti Meteoriitin ja Aalto-yliopiston välinen yhteistyö lähti liikkeelle pari vuotta sitten. Aalto-yliopistolla työnkulkujen digitalisoinneista vastaavan IT-ratkaisuarkkitehti Päivi Kokkolan mukaan yhteistyö lähti liikkeelle tarpeesta digitalisoida aiemmin manuaalisesti hoidettuja prosesseja.

– Lähdimme tilanteesta, missä hakemuksia tehtiin manuaalisesti paperilomakkeilla. Halusimme Aalto-yliopistosta oikeasti digitaalisen yliopiston ja työnkulkujen digitalisoinnit ovat muun muassa sujuvoittaneet prosesseja hakijoille sekä vähentäneet manuaalista työtä, tai jopa osittain poistaneet sitä kokonaan. Tällöin aikaa vapautuu tuottavampaan työhön. Lisäksi virheet vähenevät ja koko prosessin läpimeno nopeutuu huomattavasti, Kokkola luettelee.

Hankintoja ilman paperiviidakkoa

Työnkulku tarkoittaa käytännössä erilaisia hakemusprosesseja eri tahojen välillä sekä niiden hyväksytyksiä. Työnkulkujen digitalisoimisesta voi käytännössä hyötyä jokainen Aalto-yliopiston 11 200 opiskelijasta sekä 4 400 työntekijästä. Opiskelijat voivat esimerkiksi hyväksilukea muualla suoritettuja opintoja digitaalisesti ja henkilöstö voi tilata IT-laitteita ilman perinteistä paperiviidakkoa. Vuosittain Aalto-yliopistolla ajetaan pelkästään IT-hankinnoissa 2700 työnkulkua. Muutos aiempaan on merkittävä.

– Esimerkiksi apurahaa haettiin aikaisemmin paperilomakkeella, jonka jälkeen sitä samaa paperia kuljetettiin ympäri yliopistoa niin sihteereille, suunnittelijoille kuin päättäjille, ja se piti fyysisesti allekirjoittaa. Kun apuraha sitten taas myönnettiin, täytettiin uusi lomake maksuhallintoa varten ja sieltä lomake siirrettiin manuaalisesti maksujärjestelmään. Se vain kesti kauemmin ja vaati paljon työtä. Nyt homma sujuu digitaalisesti, Kokkola selventää.

Valtti Meteoriitti osana Aalto-yliopiston tiimiä

Työnkulkujen digitalisointeja Aalto-yliopistolla hoitaa viisihenkinen Digi Process Factory -tiimi, johon kuuluu aaltolaisten lisäksi kaksi työntekijää Valtti Meteoriitilta. Erkka Peltoniemi on työskennellyt käytännössä täyspäiväisesti kahden vuoden ajan Aalto-yliopistolla. Yhteistyö Valtti Meteoriitin kanssa onkin Kokkolan mukaan enemmän laaja-alaista kumppanuutta kuin projektityötä.

– Valtti Meteoriitin tekijät ovat osa meidän tiimiämme kaikissa isoissa ja pienissä projekteissa. Meillä on ketterä toimintamalli ja kokoonnumme vähintään kerran viikossa Digi Process Factory -tiimin kesken ja suunnittelemme viikon mittaiset sprintit, Kokkola aloittaa.

– Minusta on tuntunut, että olen nyt melkein aaltolainen. Olen enemmän tekemisissä aaltolaisten kuin Valtti Meteoriittilaisten kanssa, mikä on aika jännää, Peltoniemi naurahtaa.

“Työnkulkujen läpimenoaika vähintään puolittuu”

Suurin syy työnkulkujen sähköistämiseen on ollut manuaalisen työn suuri määrä ja inhimilliset virheet.

– Lisäksi toisteinen työ, mitä tehdään niin sanotusti aivot nollilla, on nyt vähentynyt. Ihmiset voivat käyttää aikansa hyödyllisemmin. Sähköinen työnkulku pitää myös huolen siitä, ettei mikään jää kesken. Se esimerkiksi lähettää automaattimuistutuksia käsittelijöille, eikä kaiken tarvitse olla pelkästään työntekijöiden muistin varassa, Peltoniemi lisää.

Sähköiset prosessit ovat myös huomattavasti nopeampia.

– Kaikissa työnkuluissa läpimenoaika on vähintään puolittunut, Kokkola lisää.

“Suomesta tuskin löytyy parempaa Nintex-osaajaa”

Kokkolan mukaan yhteistyö on ollut sujuvaa ja ammattitaitoista.

– Olemme olleet tyytyväisiä sekä Valtti Meteoriitin tekijöiden tekniseen osaamiseen että ylipäätään yhteistyön sujuvuuteen. He ovat olleet joustava ja mutkaton kumppani, jonka kanssa asiat onnistuvat lyhyelläkin varoitusajalla, Kokkola aloittaa.

– Jos joku etsii kumppania Nintexiin, niin Suomesta tuskin löytyy parempaa osaamista. Olemme saaneet heiltä erilaisia lisäresursseja projektien niin vaatiessa. Ei ole tullut vastaan mitään, mihin emme olisi saaneet heiltä apua, Kokkola summaa.

Alkuperäinen teksti on julkaistu osoitteessa www.meteoriitti.com
Yhdistimme voimamme Sininen Meteoriitti konsultointiliiketoiminnan kanssa syyskuussa 2020. Yhdistymisen myötä pystymme tarjoamaan entistä kokonaisvaltaisempia palveluita sisältäen työympäristöjen ja työtapojen kehittämisen palvelut sekä verkko- ja asiointipalveluiden konsultoinnin.

Haluatko kuulla lisää Nintexistä ja muista palveluistamme? Jätä yhteystietosi alla olevalla lomakkeella, niin otamme sinuun yhteyttä.

Ota yhteyttä

  • Käsittelemme tietojasi vastuullisesti. Tutustu tietosuojaselosteeseen.

    Lähettämällä lomakkeen hyväksyt, että tallennamme ja käsittelemme antamiasi tietoja tietosuojaselosteemme mukaisesti.

  • Kenttä on validointitarkoituksiin ja tulee jättää koskemattomaksi.

LUE MYÖS NÄIDEN ASIAKKAIDEN KOKEMUKSIA